Politique de confidentialité

Version en date du 13 mai 2019.

Préambule

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018 et vient compléter la législation en matière de protection des données à caractère personnel.

Pour votre information, une donnée à caractère personnel correspond à toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres (nom, prénom, adresse, mail, téléphone, numéro de contrat, numéro CB, ...). Un traitement de données à caractère personnel désigne toute opération sur ce type de données (collecte, stockage, transmission, suppression, …,), que cela soit sur support papier ou informatique. Le responsable de traitement est la personne qui détermine les finalités de chaque traitement et les moyens pour atteindre ces finalités.

Pour la Société REP, la protection de vos données est une priorité. Aussi, dans un souci de transparence, la présente Politique de Confidentialité a pour objectif notamment de vous expliquer pourquoi vos données personnelles sont collectées et traitées par la Société REP, en sa qualité de responsable de traitement, comment celles-ci sont traitées, quels sont les droits dont vous disposez sur vos données et comment vous pouvez les exercer.

La Société REP se réserve le droit de modifier à tout moment la présente Politique de Confidentialité. Toute modification prendra effet immédiatement. Par conséquent, nous vous invitons à consulter régulièrement notre Politique, accessible depuis toutes les pages du Site et ce, afin de vous tenir informé de la dernière version en ligne applicable. Pour les changements que nous estimons les plus significatifs, une notification sera faite sur le Site. Nous vous invitons également à vérifier la date indiquée sur la présente Politique afin de connaître la date de la dernière mise à jour.

1. Pourquoi la Société REP a-t-elle besoin de collecter vos données ?

Les données que la Société REP collecte sont nécessaires pour lui permettre de répondre aux finalités suivantes :

S’agissant des données des visiteurs du Site, pour :

  • Répondre aux demandes reçues via la rubrique "Contact" du Site internet,
  • Traiter les demandes de devis, lorsque vous cliquez sur "Demande de devis",
  • Vous envoyer des offres REP lorsque vous y avez consenties via le formulaire "Demande de devis" ou "Contact",
  • Gérer vos abonnements à nos newsletters,
  • Gérer les cookies,

S’agissant des données des clients/prospects, pour :

  • Gérer les contrats (gestion des devis, des bons de commande, de la livraison, de l’exécution du service ou fourniture de bien, des factures, des paiements) ;
  • Tenir la comptabilité générale et gérer les comptes clients ;
  • Etablir des statistiques financières ;
  • Réaliser des enquêtes de satisfaction et des études clients (sondages, tests
produits, statistiques de vente) ;
  • Gérer les réclamations, le SAV et les garanties (par téléphone ou directement en magasin) ;
  • Réaliser des actions de prospection commerciale et de marketing (envoi de messages publicitaires, jeux-concours, promotion, sondage) ;
  • Gérer les avis des personnes sur des produits, services ou contenus ;
  • Gérer les demandes de droit d'accès, de rectification et d'opposition ;
  • Gérer les impayés et le contentieux.

Pour ce qui concerne les données des Fournisseurs partenaires, pour :

  • Gérer les fichiers fournisseurs : effectuer les opérations administratives liées aux contrats, commandes, livraisons et aux factures, à la comptabilité pour ce qui a trait à la gestion des comptes fournisseurs ;
  • Fournir des sélections de fournisseurs pour les besoins de la Société REP ;
  • Entretenir une documentation sur les fournisseurs.

Pour ce qui concerne les données des candidats,

  • la gestion des candidatures.

De façon générale, la Société REP ne traite aucune de vos données à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf accord préalable de votre part.

2. Quelles sont les données que la Société REP collecte ?

La Société REP collecte différents types de données personnelles vous concernant :

  • Les données personnelles que vous nous communiquez directement, notamment vos nom, prénom, n° téléphone, adresse, email, et, dans certains cas, votre date de naissance ou votre n° d’immatriculation :
    • Lorsque vous remplissez un formulaire en ligne,
    • Lorsque vous faîtes une demande de devis,
    • Lors de l’établissement d’une facture,
    • Lors de la livraison de produits,
    • Lorsque vous donnez votre avis,
    • Lorsque vous contactez le service client pour poser une question, introduire une réclamation,
    • Lorsque vous participez à un jeu concours, une enquête, un sondage,
    •  ….

De façon générale, lorsque vous échangez avec la Société REP de toute autre manière.

La communication de vos données personnelles est volontaire. Toutefois, certaines informations, identifiées par un astéristique, sont indispensables à la Société REP pour traiter votre demande. Sans ces informations, la Société REP ne pourra la traiter (Cf. Article 9).

  • Les données personnelles que nous collectons automatiquement

Nous collectons automatiquement certaines informations vous concernant lorsque vous accédez au Site internet, notamment, les informations sur votre navigation. La Société REP utilise des cookies et d'autres technologies de suivi pour collecter des informations vous concernant lorsque vous interagissez avec le Site internet.

Pour en savoir plus sur les cookies et la manière de les désactiver, veuillez consulter la Politique Cookies.

3. Sur quel fondement juridique repose les traitements de vos données ?

La Société REP collecte vos données personnelles pour les finalités décrites au point 1 de la présente Politique. Dans tous les cas, la Société REP collecte vos données, uniquement lorsque leur collecte et leur traitement reposent sur un fondement juridique.

L’exécution des relations contractuelles avec la Société REP

Vos données sont nécessaires à l’exécution du contrat auquel vous avez souscrit ou vous souhaitez souscrire et notamment pour

  • Les opérations relatives à la gestion des clients : contrats, devis, commandes, livraison, facture,
  • Le suivi de la relation client : gestion des réclamations, SAV,
  • Les opérations relatives à la gestion des fichiers fournisseurs : les opérations administratives liées aux contrats, commandes, livraison, factures.

Sur cette base juridique contractuelle, tout refus de communiquer vos données personnelles empêchera la conclusion et l’exécution du contrat.

Le respect d’une obligation légale à laquelle est soumise la Société REP

Certaines de vos données sont traitées par la Société REP pour :

  • répondre à ses obligations légales, notamment aux règles comptables applicables, en matière de gestion des comptes clients ou comptes fournisseurs,
  • gérer les demandes de droit d’accès, de rectification et d’opposition,
  • vérifier l’âge du participant à un jeux concours.

Votre consentement

Sous réserve d’avoir obtenu votre consentement préalable, la Société REP peut traiter vos données pour :

  • vous transmettre des offres commerciales sur ses produits et services,
  • déposer des cookies dans les conditions décrites dans la Politique Cookies.

À tout moment, vous pouvez revenir sur votre choix et retirer votre consentement, selon les modalités décrites dans la section 5.2 de la présente Politique, sans toutefois remettre en cause la légalité du traitement reposant sur le consentement et mis en œuvre avant le retrait.

Les intérêts légitimes de la Société REP

La Société REP pourra traiter vos données personnelles aux fins de poursuite de son intérêt légitime notamment, pour :

  • réaliser des enquêtes de satisfaction,
  • sélectionner des clients pour des études, sondages, tests produit,
  • organiser des jeux-concours,
  • gérer les avis sur les produits, services ou contenus,
  • élaborer des statistiques financières, commerciales,
  • gérer les impayés et les contentieux (et ne portant sur des infractions et/ou n'entraînant pas une exclusion de la personne du bénéfice d'un droit, d'une prestation ou d'un contrat),
  • sélectionner des fournisseurs,
  • tenir une documentation sur les fournisseurs,
  • en matière de recrutement, vérifier les compétences professionnelles du candidat au regard du poste à pourvoir ou des postes susceptibles d’être pourvus.

4. Combien de temps sont conservées vos données ?

Vos données sont conservées par la Société REP pendant le temps nécessaire à la réalisation des finalités visées au point 1 des présentes, majorées des délais légaux de prescription.

Concernant les données des clients et prospects

Les données vous concernant et nécessaires à l’exécution d’un contrat sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle. Elles peuvent également être conservées par la Société REP pour la gestion des activités commerciales, y compris pour celles relatives à la prospection commerciale, pour une durée de 3 ans à compter du dernier contact que vous avez eu avec la Société REP (par exemple, si vous êtes client, un achat ou la date d’expiration d’une garantie ou, si vous êtes prospect, un clic sur un lien hypertexte contenu dans un courrier électronique). Après l’exécution du contrat, la Société REP pourra être amenée à archiver certaines de vos données pour répondre à des obligations comptables ou fiscales ou à des fins probatoires, en cas de litige ou de réclamation, dans la limite du délai de prescription applicable.

En cas d'exercice du droit d'accès ou de rectification (cf. article 5), les données relatives à votre pièce d'identité seront conservées pendant un délai d’un (1) an. Si vous exercez votre droit d'opposition (cf. article 5) à recevoir de la prospection commerciale auprès de la Société REP, les informations permettant de prendre en compte votre droit d'opposition seront conservées au minimum trois (3) ans à compter de l'exercice de ce droit. Ces données ne seront en aucun cas utilisées à d'autres fins que la gestion du droit d'opposition et seules les données nécessaires à la prise en compte de ce droit seront conservées (par exemple, l'adresse électronique).

Les données relatives à votre carte bancaire ne sont en aucun cas collectées par la Société REP.

Les cookies seront conservés pendant 13 mois maximum puis supprimés.

Dans le cadre de l’organisation d’un jeu concours, les données collectées seront conservées pour toute la durée du jeu concours jusqu’à l’attribution des lots gagnés. En matière d’enquête, sondage, étude, test produit, vos données seront conservées le temps de la réalisation de l’enquête, sondage, étude, test produit.

Concernant les fichiers Fournisseurs partenaires

Les données à caractère personnel recueillies à l’occasion de la gestion des fichiers fournisseurs sont conservées conformément aux dispositions légales applicables.

En matière de recrutement

Sauf avis contraire de la part du candidat, la Société REP conservera son dossier pendant deux ans afin de reprendre contact avec lui si son profil correspond à l’une des recherches futures de la Société REP. A l’issue de ce délai de deux ans, ses données seront automatiquement détruites, sauf accord formel de sa part.

Pour de plus amples informations sur les durées de conservation de vos données, vous pouvez vous rapprocher du DPO de la Société REP (Cf. Article 5.2 de la présente Politique).

5. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

5.1. Vos droits sur vos données

Droit d’accès à vos données

Vous pouvez obtenir de la Société REP la confirmation que vos données sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès à l’ensemble des données et informations détenu par la Société REP.

Droit de rectification de vos données

Vous pouvez obtenir de la Société REP, dans les meilleurs délais, la rectification des données vous concernant qui seraient inexactes ou erronées. Vous pouvez également demander que vos données soient complétées, le cas échéant.

Droit à l’effacement de vos données

Sauf exceptions légales, vous pouvez demander à la Société REP l'effacement, dans les meilleurs délais, de vos données, si notamment, vous estimez que le traitement réalisé par la Société REP sur vos données n’est plus nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Droit à la portabilité de vos données

Vous avez la possibilité de récupérer une partie de vos données dans un format ouvert et lisible par une machine ou de demander à la Société REP de les transmettre à un autre organisme. Seules sont concernées par ce droit, les données que vous avez fournies activement et consciemment à la Société REP (par exemple, les données que vous avez renseignées dans un formulaire en ligne) ou les données générées lors de l’utilisation d’un service ou d’un dispositif dans le cadre de la conclusion ou de la gestion de votre contrat, et qui sont traitées de manière automatisée, sur la base du consentement ou de l’exécution d’un contrat.

Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer à ce que vos données soient utilisées par un organisme pour un objectif précis. Vous devez alors mettre en avant des raisons tenant à votre situation particulière, sauf en cas de prospection commerciale, à laquelle vous pouvez vous opposer sans motif. En cas de traitement de vos données à des fins de prospection commerciale, vous pouvez vous y opposer, à tout moment (Voir point 5.2 de la présente Politique), tout comme vous pouvez vous opposer à tout moment au dépôt de cookies (cf. Article 10).

Droit à la limitation du traitement de vos données

Vous pouvez demander à la Société REP de conserver vos données sans pouvoir les utiliser, dans l’un des cas suivants :

  • vous contestez l’exactitude des données utilisées par la Société REP,
  • vous vous opposez à ce que vos données soient traitées,
  • en cas d’usage illicite mais vous vous opposez à leur effacement,
  • vous en avez besoin pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Droit de retirer votre consentement au traitement de vos données

Lorsque le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement (envoi de nos offres commerciales électroniques, par exemple), vous avez la possibilité de retirer, à tout moment, votre consentement (Voir point 5.2 de la présente Politique).

De même, pour retirer votre consentement aux cookies, vous pourrez le faire selon les modalités mentionnées dans la Politique Cookies.

Droit de donner des directives post mortem

Vous avez la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données après votre décès. Ces directives définissent la manière dont vous souhaitez que soient exercés, après votre décès, vos droits sur vos données. Vous pouvez nous transmettre ces directives en adressant un courrier au DPO de la Société REP (Cf. article 5.2), mentionnant en objet « Directives post mortem ». Vous pouvez, à tout moment, modifier ou révoquer vos directives.

Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Si vous considérez que vos droits ne sont pas respectés ou que la protection de vos données n’est pas assurée conformément au RGPD, vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), directement sur le Site de la CNIL ou par voie postale à : CNIL - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.

5.2. L’exercice de vos droits

Pour exercer l’un de vos droits, adressez votre demande au DPO de la Société REP :
- Par email : dpo@gbh.fr
ou
- Par courrier : REP – A l’attention du DPO – Rue Charles Darwin - 97420 Le Port.

Toute demande doit préciser, en objet, le motif de la demande (exercice du droit d’accès, d’opposition, …) et la Société concernée par la demande (Société REP). La demande doit également être accompagnée d’un justificatif d’identité (n° client, par exemple, si vous êtes client de la Société REP) et préciser l’adresse à laquelle doit parvenir la réponse.

La Société REP vous adressera sa réponse dans un délai maximum d’un (1) mois, à compter de la date de réception de votre demande. Ce délai peut toutefois être prolongé de deux (2) mois en raison de la complexité et du nombre de demandes. Si vous estimez, après avoir contacté la Société REP, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (Cf . article 5.1).

Prospection et newsletters

Dès lors que vous avez accepté de recevoir des offres commerciales de la part de la Société REP, vous pouvez, à tout moment, revenir sur votre choix en cliquant sur le lien de désinscription prévu à cet effet ou en renvoyant STOP, comme indiqué dans les SMS qui vous sont envoyés.

Si vous avez accepté de recevoir des newsletters de la part de la Société REP, vous pourrez à tout moment, manifester votre souhait de ne plus en être destinataire, grâce au lien de désinscription présent dans chacune des lettres d’information.

De manière générale, pour toute question relative à la présente politique de protection des données ou pour toute demande relative à la gestion de vos données personnelles par la Société REP, vous pouvez adresser votre demande au DPO, par email ou par courrier, comme indiqué ci-dessus.

6. Avec qui la Société REP partage-t-elle vos données ?

La Société REP est également susceptible de transmettre vos données aux entités suivantes lorsque cela est rendu nécessaire pour répondre à l’une des finalités visées au point 1 des présentes :

En matière de gestion des fichiers clients, peuvent avoir accès à vos données ou être destinataires de vos données :

  • le personnel habilité du service marketing, du service commercial, des services chargés de traiter la relation client, des services administratifs, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
  • le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle...) ;
  • le personnel habilité des sous-traitants dès lors que le contrat signé entre les sous-traitants et la Société REP fait mention des obligations incombant aux sous-traitants en matière de protection de la sécurité et de la confidentialité des données (article 28 RGPD) et précise notamment les objectifs de sécurité devant être atteints ;
  • les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances.

En matière de gestion des fichiers fournisseurs, vos données peuvent être transmises :

  • aux personnels chargés du service des achats, des services administratifs et comptables, leurs supérieurs hiérarchiques ;
  • aux personnes chargées du contrôle (commissaires aux comptes, experts-comptables, service chargé des procédures internes de contrôle) ;
  • aux organismes publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales ;
  • aux auxiliaires de justice et les officiers ministériels dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ;
  • aux organismes financiers teneurs des comptes mouvementés.

7. Vos données sont-elles transférées hors UE ?

Vos données sont hébergées sur des serveurs sécurisés et situés en France. Si vos données venaient à être transférées hors UE, par le biais de ses sous-traitants notamment, la Société REP apporterait une attention toute particulière à ce que ces derniers traitent vos données dans le plus strict respect de la règlementation en vigueur en matière de protection des données personnelles.

8. Comment la Société REP sécurise-t-elle le traitement vos données ?

La Société REP met en œuvre toutes les mesures techniques, physiques et organisationnelles pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données lors de la collecte, du traitement et du transfert de vos données. Les infrastructures de la Société REP sont protégées contre les logiciels malveillants (virus, spyware, …). L’accès physique et distant aux serveurs hébergeant les données est contrôlé. Des tests d’intrusion sont réalisés, ainsi que des sauvegardes régulières avec des tests de restauration. La sécurité de votre terminal, à partir duquel vous vous connectez à notre Site, relève de votre responsabilité.

Dans le cas où la Société REP serait susceptible de faire appel à des prestataires pour traiter une partie de vos données, la Société REP s’engage à vérifier que ces derniers présentent des garanties suffisantes pour assurer la protection des données personnelles qui leur sont confiées et à leur faire signer des clauses de confidentialité conformes à l’article 28 du RGPD.

En cas de violation de données à caractère personnel, c'est-à-dire en cas d’incident de sécurité, d’origine malveillante ou non et se produisant de manière intentionnelle ou non, ayant comme conséquence de compromettre l’intégrité, la confidentialité ou la disponibilité de vos données personnelles, la Société REP s’engage à respecter les obligations suivantes :

POUR VOUS, LA VIOLATION DES DONNEES ENGENDRE AUCUN RISQUE UN RISQUE UN RISQUE ELEVE
Documentation interne, dans le « registre des violations » X X X
Notification à la CNIL, dans un délai maximal de 72h - X X
Nous vous en informons dans les meilleurs délais - - X

Le « registre des violations » contient les éléments suivants :

  • la nature de la violation ;
  • les catégories et le nombre approximatif des personnes concernées ;
  • les catégories et le nombre approximatif de fichiers concernés ;
  • les conséquences probables de la violation ;
  • les mesures prises pour remédier à la violation et, le cas échéant, pour limiter les conséquences négatives de la violation ;
  • le cas échéant, la justification de l’absence de notification auprès de la CNIL ou d’information aux personnes concernées.

Pour autant, et conformément à la réglementation en vigueur, la Société REP ne sera pas tenue de vous informer d’une violation dans les cas suivants :

  • vos données à caractère personnel sont protégées par des mesures les rendant incompréhensibles pour toute personne qui n'est pas autorisée à y avoir accès ;
  • des mesures ont été prises afin que le risque ne soit plus susceptible de se matérialiser ;
  • cette communication exige pour nous des efforts disproportionnés, ne disposant notamment d’aucun élément permettant de vous contacter pour vous en informer.

9. Champs obligatoires

Les champs indiqués par un astérisque dans nos formulaires sont obligatoires. Les conséquences en cas de défaut de réponse sont uniquement l’absence de prise en compte de votre demande. L’obligation de fourniture des données demandées est contractuelle, car nécessaire à l’exécution du contrat auquel vous être partie ou de mesures précontractuelles réalisées à votre demande, notamment en cas de demande d’informations ou de devis concernant nos produits et services.

10. Politique Cookies

Pour la consulter : cliquer ici.

11. Privacy by Design/by Default

La Société REP s’engage à intégrer la protection des données à caractère personnel dès la conception d’un projet, d’un service ou de tout autre outil lié à la manipulation de données personnelles, et s’engage notamment à respecter les principes suivants : la minimisation des données à caractère personnel, la limitation des finalités de la collecte de données, le respect de l’intégrité et de la confidentialité des données, la limitation des durées de conservation.

12. Accountability

Afin de respect de principe d’Accountability, la Société REP :

  • adopte des procédures internes dans le but d’assurer le respect du règlement (charte informatique, charte de protection des données à caractère personnel) ;
  • conserve une trace documentaire de tout traitement effectué sous sa responsabilité ou de celle du sous-traitant (tenue du registre des traitements, accords de confidentialité des salariés et des prestataires, politique de sécurité de l’entreprise, procédures de gestion des demandes d’accès, de rectification, d’opposition...) ;
  • réalise des analyses d’impact (PIA) pour les traitements présentant des risques particuliers au regard des droits et libertés.

L’objectif est de fournir une documentation riche permettant de démontrer à tout instant le respect des règles relatives à la protection des données.